Administratie

Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt. U kunt zo overzicht houden, ontwikkelingen signaleren en op tijd beslissingen nemen. Een administratie is niet alleen van belang voor uw eigen bedrijfsvoering. U bent ook wettelijk verplicht een administratie bij te houden en deze te bewaren. De administratie vormt de basis van uw belastingaangiften.

Het belang van een goede boekhouding
Een goed bijgehouden boekhouding levert een schat aan informatie op over uw bedrijf. Hoe actueler, hoe beter u processen kunt (bij)sturen. Met een goede boekhouding kunt u bijvoorbeeld inzicht krijgen in:
De werkelijk gemaakte kosten en deze vergelijken met de begrote kosten of de gemiddelde kosten binnen uw branche.
Het reilen en zeilen van de onderneming; stijgt de winst en blijven de kosten binnen de marges?
De kostprijs van uw product. U kunt zien of de brutomarge moet worden aangepast in de prijs. Te vaak nog laten ondernemers zich leiden door marktprijzen.
Uw debiteurenbeheer. Met een actuele boekhouding is dit beter (bij) te sturen.
Het is gebleken dat in het midden- en kleinbedrijf miljarden verloren gaan door slecht debiteurenbeheer. Dit geldt overigens ook voor voorraadbeheer.
Uw privé-uitgaven.
De ontwikkeling van liquiditeiten. Hierdoor kunt u, mocht dat nodig zijn, tijdig geld opzij zetten of een financier in de arm nemen.
De statistieken wijzen uit dat ondernemers met een goede en bijgewerkte administratie een kleinere kans hebben om failliet te gaan. De administratieplicht is overigens bij wet vastgesteld in het Burgerlijk Wetboek. In de administratie moeten bezittingen, schulden en verplichtingen van de onderneming vastgelegd zijn. Een ondernmer is verder verplicht de administratie zeven jaar te bewaren.

Hoe lang bewaren?
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht de administratie zeven jaar te bewaren. Het gaat dan in ieder geval om basisgegevens als:
-het grootboek;
-de debiteuren- en crediteurenadministratie;
-de voorraadadministratie;
-de in- en verkoopadministratie;
-de loonadministratie.

Op de bewaartermijn zijn enkele uitzonderingen. Gegevens van onroerende zaken moet u tien jaar bewaren.

Wat bewaren?
Wat behoort tot de administratie van uw onderneming? Alle gegevens die u op papier of elektronisch vastlegt. Voorbeelden zijn:
-kasadministratie en kassabonnen;
-inkoop- en verkoopboek;
-ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
-bank- en giroafschriften;
-contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
-software en databestanden;
-agenda´s en afsprakenoverzichten.

Omzetbelasting (BTW)
Uit uw administratie moet blijken hoeveel BTW u aan de Belastingdienst moet betalen. Daarvoor houdt u het volgende bij:
-facturen die u uitschrijft;
-facturen die u moet betalen;
-uitgaven;
-ontvangsten;
-privé-gebruik van goederen en diensten.

Als u handelt met het buitenland, houdt u ook bij:
-invoer van goederen;
-uitvoer van goederen.

U kunt bij de Belastingdienst om ontheffing van uw administratieve verplichtingen vragen als u op grond van de kleineondernemersregeling verwacht dat u geen BTW hoeft te betalen. U hoeft dan geen aangifte omzetbelasting in te vullen. Wel moet u facturen die u zelf ontvangt zeven jaar bewaren.

Facturen
Nummer uw facturen doorlopend en opeenvolgend. Op uw factuur moet staan:
-de factuurdatum;
-een uniek factuurnummer;
-uw BTW-identificatienummer;
-de naam en het adres van uw bedrijf;
-de naam en het adres van uw klant;
-het BTW-identificatienummer van uw klant moet worden vermeld als er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU of als uw klant op grond van een verleggingsregeling verantwoordelijk is voor de afdracht van BTW; -de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten;
-de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan voorzover die verschilt van de factuurdatum;
-de prijs exclusief BTW;
-het te betalen bedrag aan BTW;
-uw registratienummer bij de kamer van koophandel;
-als er sprake is van toepassing van de margeregeling moet u dit aangeven op de factuur;
-als er sprake is van een vrijstelling of levering aan een andere lidstaat van de EU moet u dit aangeven op de factuur.

Wie doet de administratie?
U kunt de administratie zelf doen of uitbesteden. Veel ondernemers besteden een deel van hun administratie uit aan een boekhouder of accountant. Het is wél belangrijk zelf inzicht te verwerven in uw financiële positie. De ondernemer blijft zelf verantwoordelijk voor een deugdelijke administratie en voor de belastingaangiften. Informatie over boekhoudpakketten vindt u onder andere op www.boekhoudpakketten.in-research.info U kunt uiteraard ook inlichtingen inwinnen bij uw eigen boekhouder.